CargoDroom — Book a Service

NL · FR · DE · EN

🔒 Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 02.11.2026

Velodroom bv
Rijkeklarenstraat 53, 1000 Brussel, België
BE 0462 526 781
E-mail: info@velodroom.net
Tel.: +32 2 680 80 80

a) Afspraak boeken via het online formulier

• Gegevens: naam, e-mail, telefoonnummer, adres (optioneel), taal, voertuig (merk/model), omschrijving van je vraag, gewenste afspraak; wanneer iemand anders de fiets komt brengen of ophalen: naam en contactgegevens van die persoon.
• Doel: de afspraak plannen, je op de hoogte brengen, het werk voorbereiden.
• Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6, lid 1, b AVG).

b) Bevestiging via e-mailcode

Ben je al klant, dan sturen we je een bevestigingscode van 6 cijfers (8 minuten geldig, eenmalig te gebruiken, hoogstens 3 pogingen) die je op de boekingspagina invult voordat we je opgeslagen gegevens tonen. Zo voorkomen we dat vreemden gegevens opvragen. Ook je afspraakbevestiging komt per e-mail.
Rechtsgrond: overeenkomst (b) en ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van je gegevens (f).

c) Klantenbestand en werkplaatsopdrachten

We bewaren je contactgegevens, voertuigen en werkplaatsopdrachten in onze werkplaatssoftware en in ons contact- en agendasysteem om herstellingen uit te voeren, je te bereiken en garantiegevallen te behandelen.
Rechtsgrond: overeenkomst (b); voor facturen wettelijke verplichting (c).

Bij je klantenkaart kunnen we ook een korte interne herinnering bewaren (bijv. een achtergebleven onderdeel of een openstaand bedrag), die ons bij je volgende afspraak eraan herinnert. Ze is alleen intern zichtbaar en wordt niet doorgegeven aan jou, derden of de werkplaatssoftware.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om openstaande zaken met je netjes af te handelen (f).

d) Technische gegevens en beveiliging

• Serverlogs: IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina. Bewaartermijn 30 dagen.
• Misbruikbeveiliging: teller per IP-adres tegen geautomatiseerde massaboekingen. Bewaartermijn ongeveer 2 dagen.
• Cookie: één technisch noodzakelijke sessiecookie (onthoudt je taal en je e-mailbevestiging, maximaal 2 uur). Hij dient niet voor reclame of tracking, daarom is er geen cookiebanner. We gebruiken geen tracking en geen reclamediensten.
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij een veilige werking (f).

e) Velodroom-app

• Aanmelden: zonder wachtwoord. We sturen je een code van 6 cijfers per eMail of sms (8 minuten geldig, maximaal 3 pogingen). Daarna blijft je toestel aangemeld: maximaal 30 dagen zonder gebruik, maximaal 90 dagen in totaal. Op je toestel staat daarvoor alleen een cookie, bij ons alleen een niet-omkeerbare hash ervan. Desgewenst kun je een passkey (vingerafdruk, gezichtsherkenning of toestelcode) instellen.
• Inhoud: je afspraken en de stand van je reparatie (uit onze werkplaatssoftware), of de winkel nu open is, vakantieperiodes en het weer in Brussel.
• Weer op je locatie (vrijwillig): alleen als je op „Locatie bijwerken“ tikt of je browser de locatie al heeft vrijgegeven, stuurt de app je ongeveer locatie (afgerond op circa 1 km) naar onze server. De server haalt daarmee de weergegevens op bij weerdienst Open-Meteo. We bewaren je locatie niet. Zet je de locatie op je toestel uit of kies je „Brussel tonen“, dan toont de app weer Brussel.
• Geen reclame, geen tracking, geen verzoeken van de browser aan derden.
• Rechtsgrond: overeenkomst (lit. b), voor de locatie je toestemming (lit. a), die je op elk moment kunt intrekken.

Gegevens	Termijn
Afspraken (opmerkingen, afhaalcontact, voertuigkoppeling)	3 maanden na afronding van de opdracht (of na annulering), daarna gewist. Openstaande opdrachten blijven tot dan bewaard. Datum en dienst blijven zonder persoonsgegevens bewaard.
Agenda-items	na 3 maanden ingekort (alleen tijdstip en ordernummer)
Interne herinneringen bij de klant	tot ze afgehandeld zijn, daarna 90 dagen; bij verwijdering van de klantenkaart meteen
Ongebruikte bevestigingscodes	uiterlijk na één dag verwijderd
Klantenbestand (naam, contact, voertuigen)	5 jaar na de laatste factuur, jaarlijks gecontroleerd
Facturen aan klanten en van leveranciers (boekhouding)	10 jaar (wettelijke verplichting)
Herstellingsdocumenten	3 jaar
Serverlogs	30 dagen
Aanmelden in de app (codes, aangemelde toestellen)	Codes 8 minuten; toestellen maximaal 30 dagen zonder gebruik, resp. 90 dagen in totaal

Je kunt op elk moment vroeger wissen vragen. Wettelijke bewaarplichten (facturen) blijven onverminderd gelden.

We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame. We werken met dienstverleners die in onze opdracht verwerken:

Dienstverlener	Taak	Locatie
Hetzner Online GmbH	Server van het boekingssysteem	Helsinki, Finland (EU)
mailbox.org (Heinlein Support GmbH)	E-mailverzending en -postvak	Duitsland (EU)
CycleSoftware Belgium B.V.	Werkplaatssoftware (opdrachten, facturen)	Nederland
Portknox	Nextcloud: contacten en agenda	EU
Open-Meteo (open-meteo.com)	Weergegevens voor de app (krijgt alleen afgeronde coördinaten van onze server)	zie open-meteo.com

Je hebt recht op inzage (art. 15), rectificatie (16), wissing (17), beperking (18), overdraagbaarheid (20) en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (21). Schrijf ons op info@velodroom.net; we antwoorden binnen 30 dagen. Een toestemming kun je altijd intrekken.

Je kunt een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / Bruxelles
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
contact@apd-gba.be

We passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking verandert. Bepalend is de hierboven vermelde datum.